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会社を設立する場合には、必ず定款を作成しなくてはなりません。

この定款は、紙による文書で作成されることが一般的ですが、電子的な方法で作成することも可能で、電子的方法によって作成された定款のことを電子定款といいます。

そこで、以下では、この電子定款について解説します。

電子定款とは

通常、会社の定款は、紙による文書で作成されます。

しかし、会社の定款は、アドビ・システム社が開発した電子文書(PDF)に、電子署名した電子的な文書でも作成可能で、この方法で作成された定款を電子定款といいます。

電子定款のメリットについて

電子定款を作成するメリットは、費用の削減です。

紙による文書の定款だと、定款印紙代として、4万円分の収入印紙を購入し、定款に貼付しなくてはなりません。

しかし、電子定款には、定款印紙代がかかりません。

よって、電子定款を利用した場合には、定款印紙代を不要とすることができます。

電子定款の作成方法について

電子定款を作成するには、まず、以下のパソコン環境を準備します。
1. Windows2000以降のOSがインストールされたパソコン
2. ワード又は一太郎等の文書作成ソフト
3. アドビ・システム社のアドビ・アクロバット(PDFファイル作成ソフト)

パソコン環境が準備できたら、文書作成ソフトを使用して定款を作成します。

次に、文書作成ソフトによって作成された文書をアドビ・アクロバットを使って、PDF文書に変換します。

続いて、電子証明書を取得します。

電子証明書は、公共団体が提供する「公的個人認証サービス」を利用するのが便利です。

「公的個人認証サービス」は、窓口が市区町村役場なので利用し易く、取得費用も500円と安価になっています。

ただし、別途ICカードリーダー(3,000円~5,000円程度)を購入する必要があります。

電子証明書を取得したら、PDF化された定款の電子文書に電子署名を行います。

最後に、法務局オンライン申請システムにより、電子署名を行った文書を確認できるソフトをダウンロードによって取得し、認証済文書の確認を行います。

電子認証の手続きは以上で終了ですが、電子署名が付されたPDF文書は定款の原本となりますから、フロッピーディスク等に保存し、大切に保管しておきます。

電子定款の費用と行政書士への依頼について

電子定款作成の費用についてですが、PDF化ソフト・アドビ・アクロバットだけで約37,000円がかかりますので、個人で電子定款を作成する場合には、紙文書よりも割高になります。

そこで、電子定款を作成する場合には、電子定款作成業務を行っている行政書士に依頼することが一般的です。

行政書士に電子定款業務を依頼した場合には、1件につき、7千円~1万5千円程度の報酬の支払いが必要になります。

しかし、本来であれば定款印紙代で4万円かかるところ、行政書士に電子定款を依頼すれば、7千円から1万5千円で済みますから、3万3千円から2万5千円の節約になります。